Event app laten maken

Een app bouwen voor een evenement is meer dan development

De waarde van een app zit niet alleen in de techniek, maar in de keuzes die vooraf worden gemaakt. Wat moet de app oplossen? Gaat het om informatievoorziening, crowd management, netwerken, live interactie of community building? Samen brengen we deze vragen scherp in beeld voordat er één regel code wordt geschreven.

We begeleiden het volledige traject. Van het vertalen van een idee naar een gevalideerd concept tot ontwerp, realisatie en lancering. Zo ontstaat een app die niet alleen functioneert op de dag zelf, maar ook relevant is in de aanloop en opvolging van het evenement.

Van ambitie en context naar een heldere strategie

Elke app start met het bepalen van de ambitie. Wat wil je bereiken met het evenement en welke rol speelt de app daarin? Denk aan het verhogen van betrokkenheid, het verbeteren van logistiek, het verzamelen van data of het versterken van merkbeleving.

Daarna analyseren we het speelveld. Welke alternatieven gebruiken bezoekers nu? Welke verwachtingen hebben zij van een digitale event ervaring? En hoe onderscheidt jouw evenement zich van andere events in dezelfde sector?

De doelgroep staat centraal. Bezoekers, sprekers, exposanten en organisatoren hebben ieder andere behoeften. Deze inzichten bepalen de structuur van de app, de navigatie en de prioriteit van functionaliteiten. Op basis hiervan formuleren we een duidelijke belofte aan de gebruiker en vertalen die naar positionering, propositie en succescriteria.

KPI’s en meetbare impact

Een app is geen doel op zich. Samen bepalen we vooraf welke KPI’s belangrijk zijn om succes te meten. Dat kunnen gebruiksstatistieken zijn zoals actieve gebruikers, sessieduur of interacties, maar ook organisatorische doelen zoals minder druk bij informatiepunten of hogere deelname aan sessies.

Deze KPI’s vormen de basis voor keuzes in functionaliteit en ontwerp en maken het mogelijk om de app tijdens en na het evenement te evalueren en te verbeteren.

Scope en ontwerp

Op basis van alle inzichten stellen we een realistische scope vast voor een eerste versie die direct waarde levert. Deze versie bevat de kernfunctionaliteiten die essentieel zijn voor het evenement en houdt rekening met planning, budget en technische randvoorwaarden.

In de UX-fase ontwerpen we logische gebruikers stromen die ook onder tijdsdruk intuïtief blijven werken. Bezoekers moeten snel informatie vinden, eenvoudig schakelen tussen programmaonderdelen en zonder frictie deelnemen aan interacties. Het visuele ontwerp vertaalt de identiteit van het evenement naar een consistente en herkenbare interface die past bij het merk en de doelgroep.

Development met focus op stabiliteit en schaalbaarheid

Na het ontwerp starten onze developers met de bouw van de app in iOS, Android of Flutter. We kiezen de technologie die het beste past bij de gewenste functionaliteiten, performance-eisen en levensduur van de app. Flutter wordt vaak ingezet wanneer snelheid, kostenefficiëntie en gelijke functionaliteit op beide platforms belangrijk zijn.

We werken in korte sprints met vaste demo’s, zodat voortgang, kwaliteit en keuzes transparant blijven. De app wordt uitgebreid getest op verschillende devices en besturingssysteemversies om stabiliteit te garanderen, ook bij piekbelasting tijdens het evenement.

Lancering en ondersteuning rondom het event

De lancering van een app vraagt om zorgvuldige voorbereiding. We ondersteunen bij het indienen in de app stores en denken mee over een launch plan dat past bij de communicatiestrategie van het evenement. Denk aan timing, onboarding van gebruikers en duidelijke uitleg over de meerwaarde van de app.

Tijdens het evenement is betrouwbaarheid cruciaal. Daarom zorgen we voor monitoring en ondersteuning, zodat eventuele issues snel worden gesignaleerd en opgelost. Na afloop analyseren we het gebruik en verzamelen we inzichten voor eventuele doorontwikkeling of hergebruik bij volgende edities.

Agile samenwerking als fundament

Evenementen zijn dynamisch. Programma’s wijzigen, content wordt aangepast en nieuwe wensen ontstaan soms op het laatste moment. Daarom werken we Agile, met multidisciplinaire teams bestaande uit developers, designers en een vaste projectmanager. De technische architectuur wordt bewaakt door een team lead, zodat stabiliteit en veiligheid geborgd blijven.

Elke sprint wordt afgesloten met een demo en evaluatie. Dit maakt het mogelijk om prioriteiten bij te stellen en gericht te optimaliseren, zonder de grip op planning en kwaliteit te verliezen.

Een event app als onderdeel van een bredere digitale strategie

Steeds vaker is een event app geen losstaand product, maar onderdeel van een groter digitaal ecosysteem. Denk aan koppelingen met ticketing, CRM, marketing automation of data-analyse platformen. Apadmi heeft ruime ervaring met systeemintegraties en zorgt ervoor dat de event app naadloos aansluit op bestaande infrastructuur.

Zo ontstaat een oplossing die niet alleen het evenement ondersteunt, maar ook waardevolle data oplevert voor toekomstige edities en bredere organisatiedoelen.